Verwerkersovereenkomst

Onderwerp

U bent verantwoordelijke voor de gegevens die u invult. Wij verwerken ze enkel in uw opdracht.

Deze overeenkomst regelt hoe wij de gegevens van uw bedrijf verwerken wanneer u de tool gebruikt om uw welzijnsdocumenten op te stellen en bij te houden.

Wij verwerken de gegevens enkel om de tool aan u te leveren, en volgen daarbij uw instructies. Wij gebruiken ze niet voor een eigen doel.

Soort gegevens

Het gaat om bedrijfsgegevens, plannen, risicoanalyses, jaarverslagcijfers en gescande documenten die u zelf invult of opdoet.

U beslist zelf wat u invult. Typ in de vrije teksten geen namen van personen als dat niet nodig is.

Duur

De overeenkomst loopt zolang uw bedrijf de tool gebruikt. Ze eindigt wanneer uw bedrijf wordt verwijderd.

Beveiliging

De gegevens staan op een server in de Europese Unie.

Back-ups worden versleuteld bewaard.

Elk bedrijf heeft een eigen afgeschermd dossier. Een ander bedrijf kan uw gegevens niet zien.

Wie bij de gegevens kan, is beperkt tot wie dat nodig heeft om de tool te laten werken.

Sub-verwerkers

Wij schakelen de volgende partijen in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Hetzner (Finland): hosting van de server en bewaring van de back-ups.

TransIP (Nederland): verzending en ontvangst van e-mails, zoals de bevestiging van uw e-mailadres.

Anthropic (Verenigde Staten): AI-voorstellen. Daarheen gaan enkel omschrijvingen van werkzaamheden, nooit namen of bedrijfsgegevens.

Melding van datalekken

Merken wij een inbreuk op de beveiliging die uw gegevens raakt, dan melden wij dat zo snel mogelijk aan u, zodat u uw eigen verplichtingen kan nakomen.

Einde van de overeenkomst

Bij het einde wissen wij de gegevens en bestanden van uw bedrijf uit de live gegevens.

In back-ups kunnen ze nog tot 3 maanden aanwezig blijven. Daarna zijn ze ook daar verdwenen.